🏢 事務室・オフィス
電話・来客当番表テンプレート
午前の電話・来客対応、午後の電話・来客対応、郵便物の仕分け・配布の3つの役割で受付業務をローテーション。少人数のオフィスでも公平に分担できます。
このテンプレートで当番表を作るテンプレートの内容
グループ 1
- 午前の電話・来客対応
グループ 2
- 午後の電話・来客対応
グループ 3
- 郵便物の仕分け・配布
メンバー例（3名）
- 佐藤
- 鈴木
- 高橋
メンバー名・人数・色は自由に編集できます。
午前と午後で切ると集中力が保てる
電話当番を1日単位で任せると、その人は終日自分の作業に集中できません。午前と午後で担当を分ければ、少なくとも半日はまとまった時間を確保できます。この分割はとくに、集中作業と受付業務を兼務している少人数のオフィスで効きます。
郵便物の仕分け・配布を独立した担当にしているのは、電話対応の合間に押し込むと後回しになりやすいためです。担当として明示されていれば、受け取った郵便物が誰かのデスクに滞留する事故を防げます。
引き継ぎのしやすい当番表にする
電話当番でいちばん困るのは、前の担当が受けた用件が引き継がれていないことです。当番表を印刷して電話機の近くに貼っておくと、折り返しが必要な用件を誰に渡せばいいかがすぐ分かります。共有URLを発行してチャットに貼っておけば、外出先からでも今日の担当を確認できます。
在宅勤務が混ざる場合は、出社しているメンバーだけで回す当番表を別に作るほうが確実です。転送設定で在宅のメンバーに回せる環境であれば、そのまま同じ表で運用して構いません。
受付を兼ねる職場での使い方
総務や事務の担当者が受付を兼ねている職場では、電話当番が実質的に固定されてしまいがちです。来客の少ない時間帯だけでも他のメンバーに回すと、特定の人が席を離れられない状態を解消できます。当番表として見える形にしておくと、負担が偏っていることに周囲が気づきやすくなります。
取次ぎの多い部署では、誰につなぐかの判断そのものが負担になります。よく問い合わせのある担当者と内線の対応表を当番表の隣に貼っておくと、当番に入ったばかりのメンバーでも取次ぎに迷いません。
電話・来客当番表テンプレートのよくある質問
- 電話当番は何時間ごとに交代するのが良いですか？
- 午前と午後の半日単位が現実的です。1〜2時間で細かく切ると引き継ぎの回数が増えて用件が抜け落ちやすく、1日単位にすると担当者がその日ずっと自分の作業に集中できません。昼休みをはさんで交代すると、引き継ぎのタイミングが自然に確保できます。
- 在宅勤務の人がいる場合、電話当番はどう組めばいいですか？
- 出社しているメンバーだけで回す当番表を別に用意するのが確実です。電話の転送設定で在宅のメンバーにも着信できる環境なら、全員を同じ当番表に入れて構いません。出社日が不規則な職場では、日付の自動ローテーションではなく手動で担当を入れ替える運用が向いています。
- 来客対応と電話対応は分けたほうがいいですか？
- 来客が多い職場では分けたほうが安全です。来客の応対中に電話が鳴ると、どちらかを待たせることになります。来客がまばらな職場であれば同じ担当が兼ねても支障はなく、担当を細かく分けすぎないほうが当番表として運用しやすくなります。