✅ チェックリスト・TODO

イベント準備チェックリストテンプレート

会場の予約・下見、備品・機材の準備、告知・案内状の作成、当日の受付・誘導、撤収・片付けの5つのタスクをチームで分担。tobanをやることリストとしても活用できます。

このテンプレートで当番表を作る

テンプレートの内容

タスク 1

  • 会場の予約・下見

タスク 2

  • 備品・機材の準備
  • マイク・プロジェクター・延長コード

タスク 3

  • 告知・案内状の作成
  • 参加者リストの管理

タスク 4

  • 当日の受付・誘導
  • タイムキーパー

タスク 5

  • 撤収・片付け
  • 忘れ物チェック

メンバー例（5名）

メンバー名・人数・色は自由に編集できます。

当番表をやることリストとして使う

tobanは当番表のアプリですが、担当をタスクとして登録すればイベント準備のやることリストとしても使えます。会場の予約から撤収までを担当に分け、チームを割り当てておけば、誰が何を持っているかが一覧で分かります。

このテンプレートは会場の予約・下見、備品・機材の準備、告知・案内状の作成、当日の受付・誘導、撤収・片付けの5つで構成しています。準備の時系列に沿って並べているので、上から順に進捗を確認できます。

撤収まで担当を決めておく

イベント運営で抜けやすいのは撤収と忘れ物の確認です。準備段階では人が集まるものの、終了後に残る人が決まっていないと片付けが一部の人に集中します。撤収チームを最初から決めておいてください。

共有URLを運営メンバーに配っておけば、準備期間中も各自が自分の担当を確認できます。

終わったら次回のために残す

イベントが終わった直後は、何が足りなかったか、どの作業に時間がかかったかを覚えています。この時点で担当の構成を手直ししておけば、次回は改善された状態から始められます。表を消さずに残しておくのが、毎回ゼロから準備するのを避ける最も簡単な方法です。

定例のイベントであれば、同じ表を使い回してメンバーだけを入れ替える運用ができます。

イベント準備チェックリストテンプレートのよくある質問

当番表アプリをイベントのやることリストとして使えますか？
使えます。担当をタスクとして登録し、チームやメンバーを割り当てれば、誰が何を持っているかが一覧で分かる形になります。準備の時系列に沿って担当を並べておくと、上から順に進捗を確認できます。
イベント準備で最も抜けやすい担当は何ですか？
撤収と忘れ物の確認です。準備段階には人が集まりやすい一方、終了後まで残るメンバーが決まっていないことが多く、片付けが一部の人に集中します。撤収を独立したチームとして最初に決めておいてください。
準備期間中にメンバーへ担当を共有するにはどうすればいいですか？
共有URLを運営メンバーに配るのが便利です。閲覧用のURLを送れば各自が手元で自分の担当を確認でき、編集用のURLを渡せば分担の変更を共同で反映できます。QRコードでの共有にも対応しています。

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